Как я делал управленческий учет в Excel. Ключевые шаблоны для ведения бюджета в Excel Упражнения в эксель для работы бухгалтеров

Как я делал управленческий учет в Excel. Ключевые шаблоны для ведения бюджета в Excel Упражнения в эксель для работы бухгалтеров

We"re sorry, the browser you are using is limiting the functionality of this website. To get the best experience, we recommend that you switch to an up-to-date fully supported web browser. If you feel that you have received this message in error, please contact us .

Управляете ли вы финансами вашей компании или вашими домашними финансами, создание бюджета – важный первый шаг. Наличие бюджета необходимо, чтобы отслеживать текущие расходы, определять, в каких областях можно сократить расходы, а также принимать решения о том, на какие цели расходовать средства.

Хотя создание бюджета может казаться сложным процессом, использование шаблона бюджета может помочь сделать процесс чуть менее устрашающим. Как же выбрать подходящий для ваших целей шаблон из огромного количества существующих? Мы просмотрели лучшие шаблоны в Excel и рассказали про них в данной статье, чтобы вы могли выбрать те, которые лучше всего подходят вам. Кроме того, мы предлагаем подробное описание того, как использовать шаблон персонального бюджета на месяц в Excel и в Smartsheet.

Как выбрать правильный шаблон бюджета

Шаблон бюджета может быть очень сложным или очень простым: всё зависит от ваших целей. Это может быть создание бюджета для проекта на работе, отслеживание домашних расходов или планирование предстоящего важного события, например, свадьбы, или все вышеперечисленное вместе. В любом случае, важно выбрать подходящий шаблон для управления бюджета. Мы предлагаем вам описание различных типов шаблонов и расскажем, в каких случаях их стоит использовать.

Бюджет учебного клуба

Обычно учебные клубы для достижения своих ежегодных целей проводят мероприятия по сбору средств или получают спонсорскую помощь. Наличие бюджета учебного клуба важно для управления операциями и стратегиями клуба, а также для создания архива целей на каждый год. Данный шаблон бюджета учебного клуба поможет вам быстро отслеживать и управлять доходами и расходами клуба, а также сравнивать общий бюджет и текущий баланс.

 Загрузить бюджет учебного клуба

Бизнес-бюджет

Вне зависимости от размера вашего бизнеса, наличие бизнес-бюджета является ключевым для роста вашей компании. Бизнес-бюджет поможет вам принимать стратегические решения о потенциальных направлениях роста, сокращении расходов и общем здоровье вашей компании. Данный шаблон бизнес-бюджета отлично подходит для поставщиков услуг и компаний, производящих и сбывающих товар.

 Загрузить шаблон бизнес-бюджета

Бюджет студента ВНУ

Любому начинающему студенту необходимо как можно раньше создать свой студенческий бюджет. Хотя сумма денежных средств, необходимых для учёбы в ВНУ, может быть внушительных размеров, шаблон студента ВНУ поможет определить, сколько денег нужно на текущие расходы, сколько нужно сэкономить и каким образом претворить это в жизнь. В данном шаблоне студента вы найдёте таблицу для данных о доходах и расходах поквартально, и ещё одну таблицу для предварительной оценки ежемесячных школьных расходов.

 Загрузить шаблон бюджета студента ВНУ

Бюджет отдела

Бюджет отдела полезен для определения потенциальных расходов отдела на ближайший финансовый год. Данный шаблон бюджета отдела поможет вам сравнивать процентные изменения бюджетных показателей для каждого года.

 Загрузить шаблон бюджета отдела

Шаблон бюджета выхода на пенсию

Когда вы планируете выход на пенсию, необходимо как можно раньше создать план действий. Знаете ли вы, сколько составят ваши ежедневные расходы? Какие у вас будут источники дохода? Используя шаблон раннего выхода на пенсию, вы сможете лучше определить, сколько вам точно нужно откладывать на пенсию. Данный шаблон включает в себя две страницы: одна страница для оценки ваших пенсионных доходов и расходов в неделю, две недели, месяц, квартал и год, а вторая – для просмотра предварительного бюджета с учётом инфляции.

 Загрузить шаблон бюджета выхода на пенсию

Шаблон семейного бюджета по месяцам

Семьи, которые серьёзно относятся к своему финансовому будущему, оценят этот шаблон планирования семейного бюджета. Откладываются ли деньги на покупку автомобиля или дома для всей семьи или на оплату высшего образования детям, шаблон семейного бюджета поможет создать ваш семейный годовой бюджет и поспособствует достижению ваших целей. Данный шаблон семейного бюджета включает в себя все статьи семейных доходов и расходов по месяцам, а также сводку всех данных на текущий момент для каждой категории.

 Загрузить шаблон семейного бюджета

Шаблон подробного персонального бюджета на месяц

Шаблон подробного персонального бюджета на месяц похож на шаблон бюджета с нулевой базой, так как в его основе лежит тот же метод ведения бюджета – каждый рубль дохода идёт на покрытие расходов, в результате чего имеет место нулевой баланс. Тем не менее, отличие подробного персонального бюджета в том, что с его помощью можно вести бюджет на каждые две недели, а не на месяц. Таким образом, сокращается возможность выхода за рамки бюджета на платежный период и начала следующего периода с минусовым балансом. В шаблоне подробного персонального бюджета вы сможете указать все ваши доходы и расходы на первой странице и отслеживать транзакции на следующих страницах.

Бюджет праздничных покупок

Праздники – не самое лёгкое время. Чтобы убедиться, что вы не забыли купить подарок для вашей любимой тёти, заполните бюджет праздничных покупок заранее. Воспользуйтесь этим шаблоном бюджета праздничных покупок, чтобы составить список подарков, которые вы хотите приобрести, отметьте, кому вы хотите их подарить, какова их стоимость, как они будут упакованы, а также укажите, собираетесь ли вы доставить их лично или отправить по почте. В данном шаблоне вы найдёте удобную панель мониторинга, предоставляющую возможность быстрого просмотра оставшихся денежных средств в вашем бюджете праздничных покупок.

 Загрузить шаблон бюджета праздничных покупок

Бюджет ремонта дома

Если вы планируете построить новый дом или просто обновить что-то в уже построенном, бюджет строительных работ в доме пригодится вам для планирования необходимых расходов, желаемых улучшений и экстренных ремонтных работ. Убедитесь, что ваши строительные или ремонтные работы выполняются в срок и не выходят за рамки бюджета, с помощью шаблона ремонта дома. Отслеживайте материалы и работу для каждого отдельного элемента, сравнивайте их с бюджетом, а также будьте в курсе текущего баланса бюджета.

 Загрузить шаблон бюджета строительных работ в доме

Бюджет домашних расходов

Этот шаблон похож на шаблон планирования семейного бюджета – с его помощью также можно отслеживать доходы и расходы для всей вашей семьи. Разница заключается в том, что в этом шаблоне для каждого месяца отведена отдельная страница, в то время как в шаблоне семейного бюджета на одной странице помещается целый год. Данный шаблон домашних расходов предоставляет более детальный просмотр данных для каждого месяца.

 Загрузить шаблон бюджета домашних расходов

Средство управления бюджетом

С помощью шаблона средства управления бюджетом вы можете отслеживать расходы и управлять вашим бюджетом в едином месте. Шаблон включает в себя годовой бюджет, бюджет для одного месяца и журнал истории транзакций. Данный шаблон представляет собой полноценное решение для управления бюджетом. Вы можете записывать все транзакции, а также отслеживать траты за весь год или за каждый месяц.

 Загрузить шаблон управления денежными средствами

Персональный бюджет

Персональный бюджет поможет вам отслеживать и управлять вашими доходами, расходами и сбережениями, чтобы вы могли двигаться к достижению ваших финансовых целей. Неважно, составляете вы ваш первый бюджет с нуля или обновляете уже существующий, использование шаблона персонального бюджета поможет вам быстро получить визуальное представление о состоянии ваших финансов. В данном шаблоне персонального бюджета вы можете указывать ваш доход, планируемые сбережения и расходы на одной странице, и просматривать панель мониторинга для получения общих сведений о состоянии бюджета на второй странице.

 Загрузить шаблон персонального бюджета

Бюджет проекта

Ключевым фактором управления успешными проектами является создание точного бюджета проекта и его отслеживание. Это может быть непростой задачей, так как охват проекта и графики постоянно меняются. Использование данного шаблона поможет вам держать под контролем бюджет вашего проекта. Вы можете отслеживать материалы, работу и фиксированные стоимости для каждой проектной задачи, а также выполнять мониторинг разницы между фактическими и запланированными в бюджете суммами.

 Загрузить шаблон проекта бюджета

Простой бюджет

Если вы только создаёте ваш самый первый бюджет, вам пригодится шаблон простого бюджета. Этот шаблон даёт возможность перечислить все расходы и доходы и просмотреть итоговые суммы для каждой категории, а панель мониторинга поможет визуально представить часть дохода, которая идёт на погашение расходов, и оставшийся свободный доход.

 Загрузить шаблон простого бюджета

Бюджет свадебного торжества

Планирование дня вашей свадьбы может занять много времени, сил и денежных средств. Создание бюджета ещё до начала планирования свадебного торжества позволит вам установить начальную сумму денежных средств, которые вы можете потратить. Воспользовавшись шаблоном бюджета свадебного торжества, вы не только сможете определить, сколько денег вам надо отложить, но и выявить незапланированные расходы. Данный шаблон содержит средство предварительной оценки суммы, которую вы хотите потратить, для каждой категории. Затем, по мере планирования мероприятия, вы сможете добавлять суммы фактически затраченных средств для отслеживания расхождения бюджета.

 Загрузить шаблон бюджета свадьбы

Еженедельный бюджет

Планировщик еженедельного бюджета будет полезен для отслеживания ваших доходов и расходов для недели или двух недель. Этот шаблон основывается на шаблоне семейного бюджета и включает в себя дополнительные столбцы для каждой недели. С его помощью вы получите подробное представление о вашем бюджете.

 Загрузить шаблон еженедельного бюджета

Таблица бюджета с нулевой базой

Шаблон бюджета с нулевой базой представляет собой бюджет для одного месяца, где разница между вашим месячным доходом и расходами должна быть равна нулю. В основе этого метода ведения бюджета лежит идея о том, что каждый рубль вашего дохода идёт в какой-то раздел вашего бюджета, и вы всегда знаете, куда идут ваши деньги. Этот шаблон включает в себя два раздела: в одном располагается список всех источников вашего дохода, а в другом – все ваши расходы. Как только оба раздела будут заполнены, вы сможете увидеть, действительно ли разница равна нулю, и отредактировать бюджет соответствующим образом.

 Загрузить шаблон бюджета с нулевой базой

Важность персонального бюджета

Наличие персонального бюджета важно не только для вашего финансового благосостояния и спокойствия, но и для достижения ваших краткосрочных и долгосрочных целей. Управление бюджетом с помощью шаблона персонального бюджета поможет вам не сбиться с намеченного пути.

Чтобы начать работу с персональным бюджетом, выполните следующие действия:

  • Определите ваши цели. Создайте список ваших краткосрочных и долгосрочных финансовых целей. Решите, какие цели являются для вас более приоритетными, каким образом вы планируете достичь их, а также определите временные рамки для их достижения. Достижение краткосрочных целей должно занимать не больше года и включать в себя такие элементы, как, например, выплата долгов по кредитным картам. Достижение долгосрочных целей может занимать несколько лет и включать в себя такие цели, как, например, создание накоплений для оплаты высшего образования ваших детей или пенсионных накоплений.
  • Отслеживайте ваши траты. Чтобы сделать точную оценку того, сколько средств вы должны отводить на покрытие тех или иных расходов вашего персонального бюджета, вам потребуется знать, сколько вы тратите средств по каждой категории. Просмотрите ваши банковские выписки за последние 3-4 месяца, чтобы узнать, каковы основные статьи ваших расходов. Конечно, вы всегда можете изменить сумму бюджета для каждой категории трат, но предлагаемый нами подход предоставит вам базовые показатели, от которых вы сможете оттолкнуть.
  • Настраивайте ваш бюджет. Используйте шаблон персонального бюджета, чтобы начать работу, а затем индивидуализируйте его, исходя из ваших требований. Кроме того, обратите внимание, что расходы будут разными от месяца к месяцу, поэтому не забывайте периодически проверять ваш бюджет и обновлять его по мере изменения обстоятельств.

Начало работы с шаблоном персонального бюджета в Excel

После того, как вы создали список ваших целей и начали отслеживать расходы, создайте ваш текущий бюджет, используя шаблон персонального бюджета.

Откройте шаблон персонального бюджета, добавьте сведения о вашем доходе, планируемых сбережениях и суммах расходов для каждого месяца. Этот шаблон состоит из двух страниц: панель мониторинга и бюджет.


На странице бюджета вы найдёте три раздела: доход, сбережения и расходы. Категория доходов включают в себя следующие источники дохода:

  • Заработная плата
  • Процентный доход
  • Дивиденды
  • Возмещения
  • Бизнес
  • Пенсия
  • Другое


В следующем разделе можно указать ваши планируемые сбережения. Этот раздел может включать в себя краткосрочные или долгосрочные цели, которые вы определили ранее. Раздел содержит следующие категории, которые вы можете менять:

  • Фонд на случай непредвиденных обстоятельств
  • Перевод на сберегательный счёт
  • Пенсия
  • Инвестиции
  • Образование
  • Другое


Последний раздел страницы персонального бюджета содержит расходы. Здесь вы найдёте различные категории и связанные с ними подкатегории. Основные категории расходов включают в себя:

  • Дом (домашние расходы)
  • Транспорт
  • Ежедневные расходы
  • Развлечения
  • Здоровье
  • Отпуск


Как только вы введёте значения для каждой категории доходов, сбережений и расходов, вы увидите, что итоговая сумма для каждого месяца автоматически высчитывается и отображается в нижней части каждого столбца. Кроме того, итоговые суммы высчитываются в конце каждой строки и представляют собой данные на текущий момент для каждого элемента бюджета, категории и раздела.

На другой странице вы найдёте панель мониторинга для вашего бюджета. Панель мониторинга поможет вам получить визуальное представление о состоянии и здоровье вашего бюджета, а также будет автоматически обновляться при внесении изменений в таблицу бюджета. Панель мониторинга, включённая в шаблон персонального бюджета, состоит из 4-х частей:

  • Краткая сводка о возможных источниках сбережений. Эта краткая сводка поможет высчитать ваши потенциальные сбережения для каждого месяца, после того, как вы достигните текущих целей по сбережению средств. Сумма потенциальных сбережений высчитывается в результате вычитания сумм общих сбережений и общих расходов из суммы общего дохода.

  • Диаграмма соотношения доходов и расходов. Эта диаграмма даёт возможность быстрого визуального просмотра разницы между вашим общими доходами и расходами для каждого месяца, что поможет вам оценить здоровье вашего бюджета.

  • Круговая диаграмма соотношения между доходами, расходами и сбережениями. Эта диаграмма демонстрирует, какую часть вашего бюджета занимают доходы, расходы и сбережения.

Использование шаблона персонального бюджета в Smartsheet

Smartsheet представляет собой надёжный инструмент на основе электронных таблиц для совместной работы и сотрудничества. Заранее отформатированный шаблон персонального бюджета упрощает создание бюджета, осуществление проверок здоровья бюджета и улучшение отчётности. В данном шаблоне вы можете указать свой бюджет на месяц, а затем отслеживать фактические траты. С помощью имеющихся формул вы сможете работать с годовыми общими расходами, годовыми запланированными расходами и их разницей. Эти данные будут автоматически высчитываться по мере изменения данных таблицы. Мощные функции Smartsheet для совместной работы позволяют вам прикреплять вложения, настраивать напоминания и предоставлять доступ к бюджету заинтересованным лицам.

Вот каким образом можно использовать шаблон персонального бюджета в Smartsheet:

1. Выберите шаблон персонального бюджета

  1. Перейдите на сайт сайт и выполните вход в вашу учётную запись (или воспользуйтесь бесплатной 30-дневной пробной версией).
  2. Перейдите во вкладку "Домашняя", нажмите "Создать" и выберите опцию "Просмотр шаблонов".
  3. Введите слово "Бюджет" в поле "Поиск шаблонов" и нажмите на иконку в виде увеличительного стекла.
  4. Отобразится список шаблонов. Для нашего примера мы воспользуемся шаблоном "Планирование семейного бюджета по месяцам". Нажмите на синюю кнопку "Использовать шаблон" в правом верхнем углу.
  5. Назовите ваш шаблон, выберите, куда его сохранить, и нажмите кнопку "ОК".

2. Введите данные для вашего бюджета

Откроется заранее отформатированный шаблон, содержащий контент для образца, а также уже готовые разделы, категории и подкатегории. В Smartsheet вы можете без труда добавлять или удалять строки, в зависимости от данных вашего бюджета.

Просто щёлкните правой кнопкой мыши по строке и выберите "Вставить выше" или "Вставить ниже", чтобы добавить строку, или "Удалить", чтобы удалить строку.

  1. Обновите названия разделов и подразделов в основном столбце в соответствии с вашими данными.

*Обратите внимание, что раздел "Сбережения и накопления" в этом шаблоне включается в раздел "Расходы". Вы можете перенести этот раздел в более подходящее для вас место, выбрав нужные строки, щёлкнув правой кнопкой мыши по ним и выбрав "Вырезать". Затем щёлкните правой кнопкой мыши по строке, куда вы хотите вставить выбранные строки, и нажмите "Вставить".

  1. Введите данные ваших доходов, сбережений и расходов для соответствующих категорий вашего бюджета в столбце "Месячный бюджет". Обратите внимание, что иерархия уже была заранее настроена для вас, а формулы будут автоматически высчитывать итоговые значения для категорий на основании данных, указанных в подразделах.
  2. В левой части каждой строки вы можете прикреплять файлы непосредственно к элементам бюджета (идеально подходит для прикрепления банковских выписок, налоговых документов и т.д.).
  3. Добавляйте важные детали в столбце "Комментарии", например, сведения об счетах или ссылки на определённые счета.


3. Обновляйте фактические данные месячного бюджета

  1. Вводите фактические суммы в рублях для каждого из элементов бюджета в течение соответствующего месяца. Вы можете настроить получение напоминаний, открыв вкладку "Оповещения" в нижней части страницы и выбрав "Новое напоминание". Дополнительную информацию .

  1. Вы можете предоставить доступ к вашему бюджету заинтересованным лицам. Это поможет не только держать в курсе других о состоянии бюджета, но и увеличит отчётность с вашей стороны. Чтобы предоставить доступ, откройте вкладку "Совместный доступ" в нижней части страницы. Добавьте адреса электронной почты пользователей, которым вы хотите открыть доступ, добавьте сообщение и нажмите на синюю кнопку "Предоставить доступ к таблице" в нижнем правом углу диалогового окна.

Найдите лучший шаблон персонального бюджета

Бюджет – это ваша финансовая основа. Он чётко описывает ваши доходы, расходы и планируемые сбережения. Подходящий шаблон бюджета поможет начать движение в сторону поставленных финансовых целей и полного контроля над вашими денежными средствами. С помощью заранее отформатированного шаблона вы можете повторно использовать одну и ту же основу бюджета для следующего года, что существенно упростит процесс ведения бюджета и создаст журнал бюджетов.

Узнайте, как без труда использовать шаблон персонального бюджета. Попробуйте бесплатную 30-дневную версию Smartsheet.

Я работаю обычным аналитиком и, так получилось, что летом 2014 года, участвуя в одном e-commerce проекте, на коленке за 3 недели сделал управленческий учет в MS Excel. Давно планировал и наконец-то решил выложить на Хабр. Думаю, будет полезно малым предпринимателям, понимающим важность управления финансовыми потоками, но не желающим тратить значительное количество времени и средств на ведение управленческого учета. Не претендую на истину в последней инстанции и буду рад иным решениям, предложенным участниками сообщества.

Бизнес, к которому я летом имел отношение, был обычным интернет-магазином одежды премиум и выше сегмента с оборотом около 1 млн рублей в месяц. Бизнес работал, не сказать, чтобы очень успешно, но работал и продолжает работать. Собственник понимал необходимость ведения управленческого учета и, с этим пониманием, взял меня в качестве финансового директора (аналитика/менеджера...), так как предыдущий ушел из бизнеса за 3 месяца до моего прихода. Собственно, дыра такой же продолжительности была и в ведении управленческого учета. Забегая вперед скажу, что дыру не устранил (решили не ворошить прошлое), но создал систему, которая успешно работает при минимальных трудозатратах и по сей день.

Мой предшественник вёл управленку в Финграде , который оказался весьма мощным инструментом. Например, он позволял автоматически грузить информацию из 1С и выписок разных банк-клиентов, создавая проводки по заранее сформулированным правилам. Вещь, безусловно полезная, однако, при соблюдении системы двойной записи увеличивала время работы в разы. Чтобы избежать увеличения работы этот инструмент позволял генерировать «зависимые проводки». В создании этих дополнительных проводок и была зарыта собака. И тут выяснилось, что за всей мощью Финграда крылась уникальность, обусловившая полное отсутствие экспертизы в свободном доступе. Обычным пользователям (платившим, кстати, 3000 рублей в месяц за доступ к системе) были доступны лишь «Руководство пользователя» на официальном сайте, да 6 видео-уроков там же. Youtube, дававший доступ к ещё паре десятков видеоуроков, также не сильно помогал. Форумов с информацией «how to...» не было в принципе. Поддержка, на конкретные вопросы о правилах создания «зависимых проводок» и просьбах помочь именно в моем случае - морозилась фразами «у нас с вами не заключен договор на поддержку, поэтому на такие специфические вопросы мы не готовы отвечать». Хотя казалось бы - чего специфического в таких просьбах, да ещё и со скриншотами с моей стороны? Понятно, что все можно бить руками, но спрашивается, а зачем тогда вообще платить за инструмент, который сильно увеличивает время, необходимое на ведение управленки и не дает никаких преимуществ для малого бизнеса?

Убедив собственника в нецелесообразности использования «Финграда» при таких объемах бизнеса и выгрузив всю информацию из системы, я поставил на нем БОЛЬШОЙ и жирный крест. При этом решение уйти именно в MS Excel было не спонтанным. Хорошенько загуглив на тему ведения управленческого учета находил монстров, похожих на «Финград» , либо ссылки на веб-приложения для ведения личных финансов, в то время как основными требованиями к системе были:

Возможность ведения БДДС и БДР на основе изменяемого плана счетов;
- простота в дальнейшем ведении управленческого учета (в том числе силами «финансово-неграмотных» пользователей);
- гибкость (возможность на ходу расширять/убирать функционал);
- отсутствие перегруженности инструмента/интерфейса.

Для начала проясним термины: будучи не финансистом, под БДДС понимаю «Баланс Движения Денежных Средств», БДР - «Бюджет Доходов и Расходов». БДДС считаем кассовым методом (днем совершения операции - колонка «Дата операции») и используем для операционного day-to-day планирования, а БДР методом начисления (колонка «Период начисления») для стратегического, в рамках года и более.

Итак, как все устроено и как оно работает (в идеале):

1. Управленческий учет собирается на основе информации вводимой конечными пользователями при помощи формы в Google Docs. Красным помечены названия полей и кодировки вариантов в конечном файле управленческого учета - своего рода мапинг полей.

2. В итоге выглядит оно так (зеленым залито то, что перенесено в итоговый файл управленки).

3. Управленческий учет построен на базе.xls выгрузки из Финграда (отсюда странные для сторонних пользователей названия и, в целом избыточное количество колонок). Убедительная просьба не воспринимать всерьез значения колонок «Приход», «Расход» - многое рандомно изменено.

Механизм заполнения прост: аккуратно переносим во вкладку «Общая книга» из формы Google Docs и банковских выписок. Красным выделены строки, используемые для формирования БДР, зеленым - БДДС., которые представляют собой сводные таблицы и строятся на основе промежуточных вкладок с говорящими названиями. Единственные колонки, информация в которых не связана с иными источниками: «Исходный ID» (уникальные значения строк) и «Дата создания» (=ТДАТА(), а затем копируем и вставляем как значение)

4. Статьи ДДС (движения денежных средств) располагаются на отдельной вкладке «ПС_служебный» и вполне могут регулярно пересматриваться в зависимости от конкретных потребностей (не забываем обновлять формулы на листах «Данные_БДДС», «Данные_БДР»).

5. На картинке образец БДДС, в формате по умолчанию, свернутый до понедельной «актуальности».

6. Образец БДС (помесячный). Обратите внимание на уже упоминавшийся выше тезис об использовании строк из «Общей книги»: Бюджет и Факт для БДР, План и Факт - для БДДС.

7. Работа с БДДС подразумевает поддержание строк «План» в максимально актуальном состоянии. Я достаточно педантичен в работе с первичной информацией и комментарии сделанные мной сохраняли всю историю изменений. Как будет у Вас - вопрос к Вам. Мой подход позволил мне отлавливать примерно 1 существенную ошибку в неделю, грозившую расхождениями на десятки-сотни тысяч рублей. Время, кстати, съедалось немного.

8. Собственно сам

Руководство компаний, которое приняло решение о начале внедрения системы управленческого учета и непосредственно самого бюджетирования, на первых шагах вынуждено столкнуться с несколькими проблемами , а именно:

  • нехватка финансового капитала на внедрение специально разработанной платформы;
  • отсутствие четкого понимание того, что необходимо делать.

В таких ситуациях на помощь приходит MS Excel , которая кроме того, что является бесплатной, еще и представляет собой универсальный вариант программного обеспечения для полноценного ведения управленческого учета.

Бухгалтерский учет в обязательном порядке должна вести любая организация, вне зависимости от того, в какой сфере она работает, каковы масштабы и так далее. Во многом это связано с тем, что бухучет должен устанавливать все факты жизнедеятельности компании и отображать их на соответствующих счетах для достижения максимальной картинки финансового положения в целом.

Сведения бухгалтерского учета нередко являются базой для определения налоговых обязательств организации. К примеру, налоговая база на имущество определяется по сведениям бухучета.

Главным предназначением бухучета и параллельно конечной бухгалтерской отчетности является предоставление интересующимся пользователям (внешним) обобщенной информации относительно итогов трудовой деятельности за определенный отчетный период.

В качестве заинтересованных пользователей могут выступать:

  • банковские учреждения;
  • прочие кредиторы;
  • инвесторы и так далее.

Иными словами, в учет берутся все без исключения лица, перед которыми у компании есть долговые обязательства.

В свою очередь, управленческий учет используется исключительно руководством предприятий, а не внешними пользователями. Часто он применяется не только менеджерами компании для оценки текущего положения, но и позволяет предоставлять достоверные сведения для принятия верных управленческих решений, включая возможность мгновенно реагировать на различные факторы.

Важно обращать внимание на то, что пользователи, на которых в первую очередь ориентирована управленческая отчетность, могут быть самыми разными: начиная от непосредственно самих структурных подразделений и заканчивая президентами организаций либо управляющими партнерами.

В свою очередь, направленность управленческого учета на качественные и мгновенные принятия каких-либо решений руководством объясняется разницей в форматах непосредственного представления значений рассматриваемого учета по сравнению с бухгалтерским.

Помимо этого, управленческие отчеты могут различаться высокой степенью детализации или, проще говоря, используемыми способами учета (к примеру, действующим НК РФ, а не РСБУ либо же МСФО), применяемыми специальными счетами/субсчетами, которые не могут быть задействованы в бухучете, а также высокой регулярностью формирования и так далее.

Как составить

Многие отечественные компании сегодня практикуют использование управленческого учета в таблицах, сформированных в MS Excel.

Во многом это связано с тем фактом, что Excel, по сути, относится к универсальному инструменту , который включает в себя огромный набор математических формул, алгоритмов, специальных механизмов учета и так далее, но при этом не требует каких-либо существенных затрат (к примеру, как это требует иное программное обеспечение учета).

Исходя из этого, благодаря использованию MS Excel, квалифицированный персонал имеет право сформировать все необходимые для принятия каких-либо решений отчеты .

Стандартный управленческий учет в обязательном порядке должен включать в себя несколько базовых компонентов :

  • отчет относительно прибыли и финансовых затрат;
  • отчет относительно движения финансового капитала;
  • баланс организации.

В процессе формирования необходимых таблиц, изначально необходимо обращать внимание на обособленность таблиц.

Каждая отдельно взятая таблица (включающая сведения относительно той или иной стороны трудовой деятельность организации) в обязательном порядке предоставляется отдельный лист. Нет необходимости стараться вместить все на одном листке (имеется в виду все числовые показатели). Более того, объем книги может существенно различаться в зависимости от того, какой уровень детализации затребован руководством.

Для решения данной задачи на практике нередко используются встроенные функции Excel, среди которых выпадающие списки, группировки и так далее.

Все сформированные таблицы с исходными сведениями в обязательном порядке следует размещать на отдельных листах Excel (допустим, лист учета прибыли от реализации строительных материалов и так далее), а в самом начале данной книги следует создать сводную таблицу, в которой с помощью выпадающих списков отображаются конечные показатели относительно иных листов книги.

По причине того, что группировка «Предметов бизнеса» остается одинаковой (к примеру, крупы-напитки и так далее), а непосредственно сами таблицы учета в Excel требуют к себе формирования огромного числа таблиц (учета прибыли, прямых финансовых затрат, косвенных денежных потерь, сопровождающих денежные затраты и так далее), компаниям необходимо помнить об одном нюансе.

Он заключается в том, что наиболее оптимальным инструментом в Excel по праву считаются справочники . В процессе их формирования организации смогут в полной мере по завершению таблиц применять их в качестве автозаполнения всех имеющихся полей.

Помимо всех имеющихся преимуществ наибольшее значение имеет наличие огромного числа всех необходимых формул и различных иных математических механизмов (к примеру, возможность автокорреляции, дисперсия, математическое ожидание и так далее), что оказывает существенную помощь в процессе проведения анализа конечных значений, а также планирования будущего развития.

Это дает полное право в конечном итоге принимать эффективные управленческие решения .

Алгоритм формирования

Алгоритм составления заключается в следующем :

  1. Проведение анализа денежной структуры организации.
  2. Обязательное формирование классификаторов управленческого учета.
  3. Создание плана счетов.
  4. Формирование концепции управленческого учета.
  5. Создание соответствующего перечня форматов управленческого учета.
  6. Внедрение системы и ее автоматизация.

На самом деле на практике многие отечественные организации уже показали, что разработка учета в Excel не составит большого труда. Достаточно только следить за достоверностью указанных сведений и четко придерживаться имеющегося алгоритма.

Для лучшего понимания стоит обратиться к картинке-инструкции :

Исходя из данного изображения, можно видеть, как предположительно должна выглядеть будущая модель.

Внедрение системы в организацию

В процессе внедрения управленческого учета в MS Excel изначально следует уделить внимание автоматизации учета финансовых потоков . Это своего рода информационная база управленческого учета в целом.

Финансовое движение, по сути, является своего рода отображением всех иных операций организации.

На следующем этапе идет внедрение учета прибыли и финансовых затрат. И только в последнюю очередь следует автоматизация активов и пассивов исключительно той части, которая не связана с финансовыми потоками и прибылью.

Существующие правила

На сегодня есть несколько ключевых правил , которые в обязательном порядке следует придерживаться в процессе внедрения автоматизированного управленческого учета в MS Excel.

  1. Разделение функций относительно указания сведений и тех, которые припадают на формирование различной отчетности. На первый взгляд это может казаться очевидным, поскольку нередко учреждения рисуют, к примеру, формулу отчета ДДС и в дальнейшем все имеющиеся операции по ДДС заносит в данную формулу.
  2. Указание сведений относительно различных хозяйственных операций в форме реестра однотипных записей.
  3. Указание сведений по всем имеющимся юридическим лицам и счетам, которые напрямую относятся к организации, в единый реестр.

Допускается возможность различными способами указывать сведения в Excel, поскольку ограничения отсутствуют.

Главное, чтобы это являлся единственный реестр по хозяйственным операциям, где в дальнейшем будет отображаться вся без исключения информация относительно организации, вне зависимости от того, к какому юридическому лицу она относится и какой есть расчетный счет.

Примеры

Пример финансовой структуры организации в управленческом учете на основании разработанных таблиц в Excel будет иметь примерно такой вид:

Что касается классификатора, то он имеет такой вид:

Хотелось бы уточнить тот факт, что классификаторы рассматриваемого учета могут описывать разнообразные объекты с целью их достоверной трактовки всеми без исключения участниками данной системы.

На сегодня существуют следующие наиболее популярные классификаторы :

  • разновидность прибыли;
  • разновидность изготавливаемой продукции либо предоставление каких-либо услуг (к примеру, строительных);
  • различные типы клиентов;
  • места формирования прибыли и финансовых затрат;
  • разновидности финансовых потерь;
  • разновидности обязательств;
  • разновидность собственного финансового капитала;
  • категория наемного штата сотрудников и так далее.

Исходя из всего вышесказанного, можно сделать вывод, что, по сути, в таком варианте учета, который был рассмотрен, нет ничего сложного.

Как вести управленческий учет в 1С — на видео.

Почему без Excel не обойтись

Без таблиц Excel современному специалисту не обойтись. Могу уверенно сказать, Excel нужен всем. Бухгалтеры не исключение.

Умелое использование Excel позволяет значительно снизить трудозатраты на анализ данных для различных управленческих отчетов и другой информации, в т.ч. построение таблиц для учета расходов компании и семьи.

Предлагаю вниманию специалистов две книги по табличному редактору Excel. Возможно, в каких-то моментах в книгах можно найти совпадения по рекомендуемым действиям, т.к. описываются разные модификации одной программы.

Сравнивать эти книги между собой я бы не стала. Подача материалов у авторов совершенно разная, а таблицы и практический материал не повторяются. Стиль авторов рассчитан на разные категории пользователей: начинающих и уже что-то умеющих по Excel.

Отмечу, что, начиная с версии Excel 2007, значительных изменений в интерфейсе программы не происходило. Большинство из рекомендаций можно применять к более поздним версиям программы.

«Excel: готовые решения бери и пользуйся», Н. Павлов, М.: Книга по требованию, 2014

Мне автор книги известен давно, еще по его сайту по Excel, на котором я часто находила решение своих вопросов, пользовалась его надстройкой, поэтому выход книги был для меня приятным сюрпризом. Мне посчастливилось получить подарочное издание - книга формата А4.

Книга - большой сборник готовых решений на самые распространенные проблемы пользователей. По моему мнению, книга рассчитана на уже что-то знающих и умеющих пользователей, хотя в описании указано, что она предназначена для пользователей любого уровня.

Один из самых ценных инструментов Excel - Сводные таблицы - описан в книге подробно. Приводится множеством примеров с вопросами управленческого характера, ответы на которые можно получить с использованием Сводных таблиц Excel.

Сейчас много сайтов, журналов, тренингов и вебинаров по изучению инструментов Excel, но не все специалисты читают эти журналы, посещают семинары и вебинары. Многие из моих знакомых бухгалтеров делают множество различных табличек в Excel, но им не известны Сводные таблицы Excel. И они не понимают, какую пользу несут эти таблицы.

Н.А.Павлов в книге пишет: «Составить сложнейший отчет по исходной таблице в несколько тысяч строк в несколько движений мышью, даже без использования клавиатуры - это сильно». Полностью согласна с автором. Сводные таблицы дают широчайшие возможности для анализа.

Сводные таблицы я освоила во время работы в отделе выездных налоговых проверок. Передо мной стояла задача - проанализировать в кратчайшие сроки 20 расчетных счетов налогоплательщика за три года. Количество операций по некоторым счетам было более 30 000. Параллельно была другая ВНП, в которой я тоже была в составе группы. Попав в такую ситуацию, волей-неволей начнешь искать способ ускорить время на анализ данных. И за несколько дней домашних поисков в интернете я нашла - Сводные таблицы Excel.

Когда видишь, что большая таблица расчетного счета за пару движений разделяется по категориям (шапка счета), с которыми ты можешь делать что угодно: менять местами, сводить в одну общую таблицу, вычленять и фильтровать какую-то категорию - и всё в зависимости от результата, который необходимо получить -это не просто сильно, это мощно.

Это очень облегчает работу при анализе и значительно сокращает время на него. Моим «know-how» я поделилась с коллегами из отделов выездных проверок. Это позволило им сократить время на анализ не только расчетных счетов, но и других табличных данных.

Сейчас, во время работы бухгалтером бывают моменты, когда возникает необходимость сделать Сводную таблицу и сверить какие-то данные. Мой замглавного бухгалтера, которую я обучила Сводным таблицам, делает там свои расчеты и таблицы.

Уверена, как только бухгалтеры и другие специалисты попробуют Сводные таблицы Excel, в дальнейшем будут использовать их постоянно.

В книге 14 разделов, я же рассказала только об одном. Каждый раздел содержит подробное описание приводимых инструментов и множество скриншотов, где необходимо. Есть инcтрументы Excel, которые в совокупности со Сводными таблицами дадут еще более сильный результат для анализа данных. Я их еще только осваиваю.

«Excel 2007», И.Г. Пащенко, М.: Эксмо, 2009

Книга построено по принципу ответов на возникающие вопросы пользователей. Рассчитана, в основном, для начинающих, но и специалисты среднего уровня что-то для себя полезного в ней найдут. Материал написан очень подробно, при этом никакой лишней информации. Задан вопрос, выделенный жирным шрифтом, приводится немного теории и сразу же по пунктам описывается путь практического применения. Ответ на вопрос пользователем получен. Все четко, ясно. Автор молодец.

Материал изложен кратко, в виде четких пошаговых инструкций, что даст вам возможность сразу же начать работу. Описано, как настроить программу под себя, работать с формулами и функциями, строить диаграммы и графики, анализировать и обрабатывать данные.

Книгой я часто пользовалась, заглядываю и сейчас. Свою книгу я нашла значительно позже года выпуска: она лежала в магазине уже со скидкой, т.к. видимо её посчитали неактуальной и убрали из основной продажи. Как недальновидно со стороны продавцов и удача мне. Рекомендую книгу к применению.

Обучающее видео по Сводным таблицам

Ниже - видео с мастер-классом по анализу данных с помощью сводных таблиц в Excel 2010. Он, вместе с книгами, поможет разобраться в этом полезном инструменте.

В течение четырех дней опытные редакторы «Главбуха» рассказывали на занятиях, как создавать качественную журнальную статью. Одна из учениц школы – Полина Алексеева – решила закрепить полученные знания на практике и написала специально для сайта статью о полезных функциях известной всем программы Microsoft Excel.

Microsoft Excel - программа, обладающая широкими возможностями. Многие знакомы лишь с основными навыками работы с программой, простыми функциями. Бухгалтеру часто не хватает времени, чтобы узнать, как автоматизировать расчет какого-либо показателя, а зря. Мы предлагаем Вам уделить 10 минут в день и освоить особенности Excel, полезные в Вашей работе.

Перед Вами обзор возможностей Excel, полезных бухгалтеру. Откройте программу и попробуйте выполнить наши примеры. Это действительно просто!

1. Как поменять цвет ячейки в зависимости от ее значения

Все очень просто - меняем цвет (заливку, шрифт, рамки), если значение соответствует определенным условиям. Отрицательный баланс заливаем красным, а положительный - зеленым. Просроченные заказы выделяем красным, а доставленные вовремя - черным.

Чтобы сделать подобное - выделяем ячейки, которые должны автоматически менять свой цвет и выбираем в меню Формат - Условное форматирование.

В открывшемся окне задаем условия и, нажав затем кнопку Формат, параметры форматирования ячейки, если условие выполняется. В этом примере крупных клиентов делаем полужирным синим шрифтом, а мелких - черным курсивом:

В условии мы проверяем либо значение ячейки, либо заданную формулу.

Примеры условий:

формула = $А1 =, выделяет цветом всю строку
формула = ячейка = МАКС/МИН ($A$1:$A$10) выделяет максимальные, минимальные значения
формула = ячейка, = СРЗНАЧ ($A$1:$A$10) выделяет значения больше (меньше) среднего

2. Как выбрать из списка нужные записи

Первый способ – автофильтр

Скрываем все строки, за исключением тех, которые удовлетворяют заданным условиям отбора. Для этого выделяем любую ячейку списка и выбираем в меню Данные - Фильтр – Автофильтр.

В первой строке, содержащей заголовки столбцов, появятся кнопки со стрелками – кнопки автофильтра. Для выборки записей щелкаем по кнопке автофильтра в заголовке нужного столбца и выбираем из выпадающего списка условие для фильтрации:

Автофильтр выполняет следующие функции:

Сортирует список по выбранному столбцу (выбираем «Сортировка»)
- находит заданное число (или процент) наибольших или наименьших элементов в списке (выбираем «Первые 10»)
- выполняет фильтрацию по заданному условию (выбираем «Условие»)

В данном случае, мы выбираем из списка номера документов, проведенные в указанный период.

Второй способ - расширенный фильтр

Чтобы использовать расширенный фильтр, прежде всего, зададим диапазон условий:

Скопируем заголовки столбцов, по которым будут вводиться условия
- введем условия для фильтрации ниже скопированных заголовков: ячейки одной строки Excel связываются логическим "И", а ячейки разных строк - логическим "ИЛИ".

Например, чтобы отобрать из списка документы, проведенные в период 15 -16 января, в которых фигурирует счет 903003, нужно задать условие следующим образом:

Чтобы отфильтровать данные по критериям из нашей таблицы, выделяем исходный список и выбираем в меню Данные - Фильтр - Расширенный фильтр. Откроется окно Расширенного фильтра, в которое введем адрес исходного диапазона и адрес диапазона условий.

3. Функция СУММ суммирует весь заданный диапазон, как просуммировать только значения, соответствующие определенному условию?

В этом случае используем функцию СУММЕСЛИ. Рассмотрим конкретный пример. Допустим, необходимо рассчитать выручку, облагаемую НДС, по данной таблице:

Наши действия в этом случае таковы: используем функцию СУММЕСЛИ («ставка, %»,">0", «всего покупок»)

Синтаксис функции - СУММЕСЛИ (Диапазон; Критерий; Диапазон суммирования). Здесь «Диапазон» - ячейки, которые проверяются на соответствие критерию; «Критерий» - критерий в форме числа, выражения или текста; «Диапазон суммирования» - ячейки для суммирования.

Синтаксис функции – СЧЕТЕСЛИ (Диапазон; Критерий)

Excel обладает широким спектром функций, выполняющих финансовые расчеты. Например, функция ПЛТ, позволяющая определять ежемесячные платежи по ссуде. В качестве исходных данных для этой функции нужно ввести процентную ставку, число периодов и сумму займа.

В примере мы рассчитываем сумму месячных выплат и полную сумму выплат.

Синтаксис функции ПЛТ (ежемесячная процентная ставка; число периодов; величина ссуды)

Другие финансовые функции, которые можно использовать для расчета кредитов и инвестиций:

Функция КПЕР (Ставка; Платеж; Приведенная стоимость; Будущая стоимость; Тип) – вычисляет срок, за который можно расплатиться с кредитом, если есть данные о сумме кредита, ежемесячных выплат и проценте банка.

Функция СТАВКА (Периоды; Платеж; Приведенная стоимость; Будущая стоимость; Тип) - вычисляет, каков должен быть процент банка для кредита с заданными суммой, сроком и ежемесячной выплатой.

Функция ПС (Ставка; Периоды; Платеж; Будущая стоимость; Тип)- вычисляет, какую сумму можем взять в кредит в данном банке, если готовы выплачивать ежемесячно определенную сумму.

5. Как соотнести записи из одной таблицы с записями из другой?

Рассмотрим, данный вопрос на примере. Наш план счетов представлен в Excel в виде – счет, название. Перед обновлением программного обеспечения было решено удалить счета, по которым не было оборота в течение последних 3 лет. Теперь перед нами список счетов и к ним требуется скопировать наименования из первоначального плана счетов. Функция ВПР позволяет автоматизировать этот процесс.

Вырезка из первоначального плана счетов (1):

Счета, по которым был оборот в течение последних 3 лет (2) – 1000003 и 1100001.

Определим название данных счетов с помощью первой таблицы. Если перед нами список из тысячи счетов – задача уже не выглядит такой простой.

Решение – функция ВПР , которая ищет заданное значение (в нашем примере - это номер счета) в крайнем левом столбце указанной таблицы, двигаясь сверху вниз и, найдя его, выдает содержимое соседней ячейки.

Для функции необходимо ввести такие аргументы, как: искомое значение (указывается ячейка содержащее значение), массив, в котором происходит поиск, и номер столбца:

6. Как из огромной таблицы сформировать компактный и наглядный отчет?

Для этого мы используем сводные таблицы. Например, с помощью данного механизма очень удобно анализировать выгруженные из программы 1С проводки. Рассмотрим эту ситуацию подробнее.

Исходная таблица имеет вид:

Чтобы построить сводную таблицу, ставим курсор в любую ячейку списка данных и выбираем пункт меню Данные – Сводная таблица. Далее следуем указаниям мастера создания сводных таблиц. В результате этой операции получаем шаблон отчета на отдельном листе:

Работать с шаблоном несложно: перетаскиваем мышью названия столбцов (полей) из окна списка полей сводной таблицы в области строк, столбцов, страниц и данных макета:

1) в область строк таблицы данных перетаскиваем поле «Дебет»;
2) в область столбцов помещаем поле «Месяц»;
3) в область данных - поле «Сумма» и т.д.

Итак, отчет готов. Заметьте: в исходной таблице могут быть тысячи записей, а мы потратили на подготовку отчета всего несколько минут.

Отчет можно детализировать, перетащив в область строк любое дополнительное поле, например, счет кредита, субконто и т.д.

Когда количество показателей в таблице не больше 3-4, удобней вместо сводных таблиц использовать механизм Промежуточных итогов. Действуем по следующей схеме:

Первый шаг – Сортировка

Сначала отсортируем таблицу, чтобы сформировать группы строк, по которым в дальнейшем будем подсчитывать итоги – Данные – Сортировка

Второй шаг – Подведение итогов

В этом диалоговом окне мы указываем поле, по которому отсортирована наша таблица, выбираем математическую функцию (сумма, среднее, минимум-максимум, количество и т.д.), отмечаем галочками те столбцы, по которым необходимо подвести итоги.

Нажимаем на клавишу ОК и получаем таблицу, в которую автоматически включены итоги.

При подведении итогов Excel сам производит группировку. Отсортированные группы быстро и удобно сворачивать-разворачивать с помощью знаков "плюс" и "минус" слева от таблицы. В свернутом состоянии отчет выглядит более компактно и информативно.